تصديق ترجمة المستندات من الغرفة التجارية في السعودية: الدليل المحدث

تصديق ترجمة المستندات من الغرفة التجارية في السعودية

تحتاج الشركات والأفراد في المملكة العربية السعودية إلى ترجمة المستندات لتقديمها إلى السفارات، والجهات الأجنبية، والبنوك، وأصحاب العمل، وجهات الهجرة، والجامعات، والهيئات المهنية، والجهات الحكومية والشركات الدولية.

وقد تكتفي بعض الجهات بختم مكتب الترجمة المعتمدة، بينما تطلب جهات أخرى تصديق الترجمة من الغرفة التجارية، ثم تصديق وزارة الخارجية السعودية أو سفارة الدولة التي ستستخدم فيها الوثيقة.

وتؤدي كل مرحلة وظيفة مختلفة. فالترجمة المعتمدة تثبت مسؤولية مكتب الترجمة عن النص المترجم، وتصديق الغرفة يرتبط بوثيقة أو توقيع صادر عن منشأة مشتركة ومسجلة، وتصديق وزارة الخارجية يمنح الوثيقة الصلاحية المطلوبة للاستخدام الدولي، وقد تطلب دولة الاستخدام تصديق سفارتها أو قنصليتها.

يقدم مكتب علوم المعاجم للترجمة المعتمدة في الرياض خدمات ترجمة خطابات الشركات، وشهادات الراتب والعمل والخبرة، والعقود، والدعوات التجارية، والتفاويض، والإقرارات ومستندات المعاملات الدولية.

ما المقصود بتصديق الغرفة التجارية؟

تصديق الغرفة التجارية هو إجراء للتحقق من المستندات والمعاملات المؤهلة المرتبطة بالنشاط التجاري لمنشأة مسجلة ومشتركة في الغرفة.

تتيح غرفة الرياض للمنشأة المشتركة إعداد المستندات الخاصة بها وتقديمها للتصديق إلكترونياً من خلال حساب المنشأة في بوابة أعمالي، دون الحاجة إلى حضور المشترك شخصياً إلى مقر الغرفة.

ولا تضع الغرفة تصديقاً على أي ورقة يقدمها أي شخص دون النظر إلى الجهة التي أصدرتها. بل يرتبط التصديق بعضوية المنشأة وصلاحية حسابها أو الشخص المخول بالتوقيع عنها.

ولا يعني تصديق الغرفة أن جميع المعلومات الواردة في المستند صحيحة قانونياً، كما لا يحل محل الترجمة المعتمدة أو التوثيق أو تصديق الجهة الحكومية أو وزارة الخارجية أو السفارة.

الإجراء المحدث لتصديق الترجمة

عندما يصدر مكتب ترجمة معتمد ترجمة تحمل اسم المكتب وختمه وتوقيع الشخص المخول، يصبح المكتب هو المنشأة المسؤولة عن النسخة المترجمة.

ولذلك، إذا طلبت الجهة المستلمة تصديق ختم مكتب الترجمة أو توقيعه من الغرفة التجارية، فإن مكتب الترجمة الذي أصدر الترجمة هو الذي يقدم طلب التصديق من خلال حسابه المسجل في الغرفة.

ولا يستطيع العميل عادةً أن يأخذ ترجمة صادرة عن مكتب معين ويذهب بها بنفسه إلى الغرفة لتصديق ختم ذلك المكتب؛ لأن التصديق الإلكتروني مرتبط بالمنشأة المشتركة التي أصدرت المستند وبالمستخدمين أو الموقعين المخولين لديها.

ويكون المسار العملي عادةً كما يأتي:

1. يرسل العميل الوثيقة الأصلية إلى مكتب الترجمة.
2. يحدد دولة الاستخدام والجهة المستلمة واللغة المطلوبة.
3. يترجم المكتب الوثيقة ويراجعها ويختمها ويوقعها.
4. إذا كانت الترجمة مؤهلة وكان تصديق الغرفة مطلوباً، يقدم المكتب نفسه طلب التصديق عبر حسابه.
5. يصدر التصديق الإلكتروني أو مرجع التحقق.
6. تستكمل إجراءات وزارة الخارجية أو السفارة عند الحاجة.

لذلك ينبغي للعميل طلب خدمة تصديق الغرفة من مكتب الترجمة قبل استلام النسخة النهائية.

هل يجب أن يتم التصديق من مكتب الترجمة نفسه؟

في التطبيق المعتاد، نعم.

فالمكتب الذي أصدر الترجمة وختمها ووقعها هو الذي يتحمل المسؤولية عنها، ولذلك يقدم طلب تصديق وثيقته أو توقيعه من خلال حساب منشأته.

ولا ينبغي لمكتب ترجمة آخر أن يصدق ترجمة صادرة عن مكتب مختلف وكأنها من أعماله.

إذا تعذر على المكتب الأول توفير التصديق المطلوب، فقد يحتاج مكتب آخر إلى:

• مراجعة الوثيقة الأصلية.
• إعداد ترجمة جديدة.
• إصدارها باسمه وختمه وعلى مسؤوليته.
• تقديم طلب التصديق من حسابه إذا كانت الوثيقة مؤهلة.

ولا يكتفي المكتب الجديد بوضع ختمه على ترجمة مكتب آخر دون مراجعتها وإعادة إصدارها رسمياً.

هل يستطيع العميل الذهاب إلى الغرفة بنفسه؟

الذهاب إلى فرع الغرفة لا يتيح للعميل عادةً تصديق ختم مكتب ترجمة بصورة مستقلة.

خدمة غرفة الرياض مخصصة للمنشآت المشتركة، وتقدم المنشأة مستنداتها ومعاملاتها من خلال حسابها الإلكتروني.

وبناءً على ذلك، يتولى مكتب الترجمة المعني تقديم طلب تصديق الترجمة التي أصدرها باسمه.

وقد يحتاج العميل بعد ذلك إلى مراجعة وزارة الخارجية أو السفارة أو القنصلية أو مركز التأشيرات، بحسب الدولة والغرض من الوثيقة.

الفرق بين الترجمة المعتمدة والترجمة المصدقة من الغرفة

تحتوي الترجمة المعتمدة عادةً على:

• النص المترجم كاملاً.
• اسم مكتب الترجمة.
• الختم الرسمي.
• توقيع الشخص المخول.
• إفادة اعتماد الترجمة.
• تاريخ الترجمة.
• أرقام الصفحات أو المراجع عند الحاجة.
• معلومات التواصل أو الترخيص التي يدرجها المكتب.

أما الترجمة المصدقة من الغرفة فتحتوي بالإضافة إلى ذلك على تصديق إلكتروني أو رقم مرجعي أو رمز تحقق مرتبط بالمنشأة التي أصدرت الترجمة.

ولا تحتاج كل ترجمة معتمدة إلى تصديق الغرفة. وتحدد الجهة المستلمة ما إذا كان ختم مكتب الترجمة وحده كافياً أو يلزم تصديق إضافي.

ما الترجمات التي قد تتبع مسار الغرفة؟

يرتبط تصديق الغرفة أساساً بالمستندات التي تصدرها المنشآت الخاصة وترتبط بأنشطتها التجارية المسجلة.

وقد تشمل المستندات:

• خطابات التعريف الوظيفي.
• شهادات الراتب.
• شهادات الخبرة.
• خطابات عدم الممانعة.
• الدعوات التجارية.
• خطابات التفويض الصادرة عن الشركات.
• إقرارات المنشأة.
• خطابات تعيين المورد أو الموزع.
• الاتفاقيات التجارية الخاصة.
• خطابات دعم الموظفين.
• الخطابات الموجهة إلى البنوك أو السفارات.
• شهادات استمرار العمل.
• خطابات التكليف والانتداب.
• الشهادات الصادرة عن الشركات الخاصة.
• بعض معاملات التأشيرات المرتبطة بالمنشآت.
• الترجمات الصادرة عن منشأة ترجمة مسجلة عندما تطلب الجهة المستلمة تصديق ختم المكتب.

ويعتمد القبول النهائي على مصدر المستند، ومحتواه، وصفة الموقع، وعضوية المنشأة، وتعليمات الغرفة والجهة المستلمة.

مستندات لا تتبع مسار الغرفة تلقائياً

لا تعامل الوثائق الحكومية أو القضائية أو التعليمية أو وثائق الأحوال الشخصية تلقائياً مثل خطابات الشركات الخاصة.

ومن أمثلتها:

• شهادات الميلاد.
• شهادات وعقود الزواج.
• وثائق الطلاق.
• الأحكام القضائية.
• شهادات خلو السوابق.
• الشهادات الجامعية.
• كشوف الدرجات.
• جوازات السفر.
• الهوية الوطنية.
• التراخيص الحكومية.
• الوكالات القضائية.
• السجلات التجارية الحكومية.
• الشهادات الرسمية الصادرة عن الجهات الحكومية.

تقيد اللائحة التنفيذية لنظام الغرف التجارية تصديق الشهادات والمحررات ومضمون ترجمتها الصادرة عن الجهات الحكومية أو القضائية.

وقد تتطلب هذه الوثائق تصديق الجهة المصدرة، أو الوزارة المختصة، أو وزارة الخارجية، أو سفارة دولة الاستخدام.

ولا يعني ذلك أن مكتب الترجمة لا يستطيع ترجمتها، بل يعني أن مسار تصديق الأصل ومسار اعتماد الترجمة يجب تحديدهما بصورة مستقلة.

ترجمة الوثيقة الحكومية وتصديق الغرفة

توجد فروق بين الوثيقة الحكومية الأصلية وبين شهادة مكتب الترجمة المرفقة بالترجمة.

فقد تحتاج الوثيقة الحكومية الأصلية إلى تصديق من الجهة المصدرة أو الوزارة المختصة.

ثم يعد مكتب الترجمة النسخة المترجمة ويختمها. وإذا طلبت الجهة المستلمة تحديداً تصديق ختم مكتب الترجمة، فعلى المكتب التأكد من إمكانية تقديم الطلب وقبول هذا المسار للمعاملة المحددة.

ولا ينبغي افتراض أن تصديق ختم مكتب الترجمة يعوض عدم تصديق الوثيقة الحكومية الأصلية.

وفي كثير من المعاملات الدولية، يجب أولاً استكمال تصديق الأصل من الجهات المختصة، ثم ترجمة النسخة النهائية واستكمال التصديقات المطلوبة عليها.

متى تكون الترجمة المعتمدة مطلوبة؟

قد تكون الترجمة مطلوبة عندما:

• تقدم وثيقة عربية إلى جهة أجنبية.
• تستخدم وثيقة أجنبية لدى جهة سعودية.
• تطلب السفارة نسخة عربية أو إنجليزية.
• يكون العقد بين أطراف تستخدم لغات مختلفة.
• تستخدم شهادة الراتب أو العمل خارج المملكة.
• تطلب جهة هجرة أو بنك دولي ترجمة معتمدة.
• يلزم شرح أختام التصديق والمراجع الإلكترونية بلغة أخرى.
• يقدم مستند شركة أجنبية إلى جهة سعودية.
• تنص تعليمات الجهة المستلمة على ترجمة صادرة عن مكتب معتمد.

ويجب معرفة اللغة المطلوبة ونوع الاعتماد قبل بدء الترجمة.

هل تترجم الوثيقة قبل تصديق الأصل أم بعده؟

لا يوجد ترتيب واحد يصلح لجميع الوثائق.

في كثير من المعاملات الدولية، يكون تصديق الأصل أولاً مناسباً حتى تشمل الترجمة النهائية:

• أختام الجهات الحكومية.
• أختام وزارة الخارجية.
• تصديقات السفارة.
• مراجع تصديق الغرفة.
• أرقام التحقق.
• وصف رمز الاستجابة السريعة.
• التواريخ والملاحظات الرسمية.

لكن بعض الجهات تطلب الترجمة قبل مرحلة معينة من التصديق، كما قد تصدر بعض الشركات مستنداً ثنائي اللغة قبل تصديق الغرفة.

لذلك يجب تأكيد الترتيب من الجهة المستلمة أو السفارة قبل بدء العمل.

خطوات تصديق الترجمة من خلال مكتب الترجمة

يمر الإجراء العملي بالخطوات الآتية:

1. إرسال نسخة كاملة وواضحة من الوثيقة الأصلية.
2. تحديد دولة الاستخدام والجهة المستلمة.
3. بيان ما إذا كان الأصل قد صدق سابقاً.
4. تحديد اللغة المطلوبة.
5. تأكيد ما إذا كانت الجهة تطلب تصديق الغرفة على الترجمة.
6. إعداد الترجمة النهائية.
7. مراجعة الأسماء والتواريخ والأرقام والأختام والمرفقات.
8. ختم الترجمة وتوقيعها من المكتب المصدر.
9. تقديم المكتب نفسه للطلب إلكترونياً من خلال حسابه في الغرفة.
10. الحصول على النسخة المصدقة أو مرجع التحقق.
11. استكمال تصديق وزارة الخارجية عند طلبه.
12. استكمال تصديق السفارة أو القنصلية عند طلبه.
13. تقديم الملف كاملاً إلى الجهة المستلمة.

ولا ينبغي تعديل الترجمة بعد تصديقها. وقد يتطلب أي تعديل جوهري إعادة إصدار الترجمة وإعادة التصديق.

ما المستندات التي يرسلها العميل إلى مكتب الترجمة؟

قد يطلب المكتب:

• الوثيقة الأصلية الواضحة.
• جميع الصفحات.
• الوجه الخلفي الذي يحتوي على أختام أو ملاحظات.
• جواز السفر الحالي.
• الهوية أو الإقامة عند الحاجة.
• مرجع رسمي لتهجئة الاسم.
• ترجمة سابقة إن وجدت.
• دولة الاستخدام.
• اسم الجهة المستلمة.
• اللغة المطلوبة.
• الموعد المطلوب.
• تعليمات السفارة أو الجهة.
• أختام الخارجية أو السفارة الموجودة.
• الملاحق والجداول المرتبطة بالمستند.

وقد يطلب المكتب نسخة أوضح إذا تعذر قراءة ختم أو رقم أو اسم أو ملاحظة بخط اليد.

شهادات العمل والراتب

تستخدم شهادات العمل والراتب في:

• معاملات السفارات.
• طلبات البنوك.
• معاملات الزيارة أو الإقامة العائلية.
• إجراءات الهجرة.
• التسجيل في المدارس.
• استئجار السكن.
• التوظيف خارج المملكة.
• التسجيل المهني.

وقد يتضمن خطاب العمل:

• الاسم الكامل للموظف.
• الجنسية.
• رقم الجواز أو الإقامة.
• المسمى الوظيفي.
• تاريخ بدء العمل.
• حالة الموظف.
• الراتب والبدلات.
• اسم صاحب العمل.
• بيانات المنشأة.
• اسم وصفة الموقع المخول.
• تاريخ الإصدار.
• الجهة الموجه إليها الخطاب.

وقد يمر خطاب الشركة وتصديق الترجمة بمرحلتين منفصلتين بحسب تعليمات الجهة المستلمة.

ترجمة شهادة الخبرة

يجب أن تحافظ ترجمة شهادة الخبرة على:

• الاسم الرسمي للموظف.
• المسمى الوظيفي.
• القسم.
• تاريخ بداية العمل ونهايته.
• حالة الدوام.
• مهام العمل إذا ذكرت.
• الاسم القانوني لصاحب العمل.
• اسم وصفة الموقع.
• ختم الشركة.
• معلومات تصديق الغرفة.

ولا يجوز للمترجم تعديل تاريخ أو وظيفة خاطئة دون إصدار وثيقة مصححة من صاحب العمل.

ترجمة العقود التجارية

تشمل العقود التي قد تحتاج إلى ترجمة:

• عقود التوريد.
• اتفاقيات التوزيع.
• عقود الخدمات.
• اتفاقيات الوكالة.
• عقود الشراكة.
• عقود الاستشارات.
• عقود الصيانة.
• عقود المقاولات من الباطن.
• مذكرات التفاهم.

وقبل الترجمة ينبغي مراجعة:

• الأسماء القانونية للأطراف.
• أرقام السجلات التجارية.
• العناوين.
• تاريخ العقد.
• تاريخ السريان.
• المصطلحات المعرفة.
• المبالغ والعملات.
• مدة العقد.
• التجديد.
• القانون الواجب التطبيق.
• تسوية النزاعات.
• صلاحية التوقيع.
• الملاحق والجداول.

إذا كان العقد المترجم سيصدق من الغرفة، فيجب تحديد المنشأة التي ستصدر المستند وتقدم طلب التصديق.

خطابات التفويض وإقرارات الشركات

قد تصدر الشركة خطاب تفويض لموظف أو ممثل لإتمام مهمة معينة.

وقد يتضمن:

• اسم المنشأة المفوضة.
• اسم الشخص المفوض.
• رقم الهوية أو الإقامة.
• نطاق التفويض.
• الجهة المعنية.
• مدة التفويض.
• القيود.
• بيانات الشخص المخول بالتوقيع.

وتختلف الوكالة الرسمية الموثقة عن خطاب التفويض الخاص الصادر عن الشركة؛ فقد تتبع الوكالة إجراءات وزارة العدل أو وزارة الخارجية أو السفارة.

المستندات السعودية المستخدمة خارج المملكة

قد يكون المسار لمستند شركة سعودية كما يأتي:

1. إعداد النسخة النهائية من مستند الشركة.
2. توقيع المستند من الشخص المخول.
3. تصديق مستند الشركة من الغرفة عند الحاجة.
4. إعداد الترجمة المعتمدة.
5. تقديم مكتب الترجمة المصدر طلب تصديق الترجمة من حسابه عند اشتراطه.
6. تصديق وزارة الخارجية السعودية.
7. تصديق سفارة دولة الاستخدام عند طلبه.
8. تقديم الأصل والترجمة والتصديقات إلى الجهة الأجنبية.

ويختلف الترتيب بحسب الدولة المستلمة.

المستندات الأجنبية المستخدمة داخل السعودية

قد تحتاج الوثيقة الأجنبية إلى:

1. تصديق الجهة المختصة في بلد الإصدار.
2. تصديق السفارة أو القنصلية السعودية في الخارج.
3. تصديق وزارة الخارجية السعودية بعد وصولها عند الحاجة.
4. ترجمة عربية معتمدة.
5. تصديق إضافي لوثيقة مكتب الترجمة إذا طلبته الجهة صراحةً.
6. تقديم الأصل والتصديقات والترجمة معاً.

وتحدد الجهة السعودية المستلمة القائمة النهائية.

الفرق بين تصديق الغرفة والخارجية والسفارة

تصديق الغرفة التجارية: يتعلق بالمستندات والتوقيعات المؤهلة المرتبطة بمنشأة تجارية مشتركة.

الترجمة المعتمدة: تثبت مسؤولية مكتب الترجمة عن النص المترجم.

تصديق وزارة الخارجية: يمنح الوثائق المؤهلة الصلاحية اللازمة للاستخدام خارج الدولة التي أنشئت فيها. وتشمل الخدمة الحالية الوثائق التعليمية، والوكالات وعقود النكاح، والوثائق التجارية، والخطابات، ووثائق الأحوال الشخصية.

تصديق السفارة: قد تطلبه الدولة المستلمة بعد اكتمال المراحل السابقة.

ولا يحل أي إجراء منها تلقائياً محل الآخر.

أخطاء شائعة

تشمل الأخطاء الشائعة:

• أخذ الترجمة إلى الغرفة دون التواصل مع المكتب الذي أصدرها.
• مطالبة مكتب آخر بتصديق ترجمة لم يصدرها.
• ترجمة وثيقة ناقصة.
• نسيان الوجه الخلفي.
• الترجمة قبل الحصول على الأختام النهائية المطلوبة.
• اختلاف تهجئة الاسم عن الجواز.
• معاملة الوثيقة الحكومية مثل خطاب شركة خاص.
• الاعتقاد أن كل ترجمة تحتاج إلى تصديق الغرفة.
• الاعتقاد أن تصديق الغرفة يغني عن تصديق الخارجية.
• استخدام توقيع غير مخول.
• تعديل الترجمة بعد التصديق.
• تقديم صورة شاشة بدلاً من النسخة الإلكترونية النهائية.
• عدم التحقق من رقم التصديق أو رمز الاستجابة السريعة.
• بدء إجراءات السفارة قبل معرفة الترتيب الصحيح.

كيف يساعد مكتب علوم المعاجم للترجمة المعتمدة؟

يقدم مكتب علوم المعاجم للترجمة المعتمدة في الرياض ترجمة:

• خطابات الشركات.
• شهادات الراتب.
• شهادات العمل.
• شهادات الخبرة.
• العقود التجارية.
• الدعوات التجارية.
• خطابات التفويض.
• إقرارات الشركات.
• مستندات الموردين والموزعين.
• وثائق الشركات.
• أختام الخارجية والسفارات.
• جوازات السفر ووثائق الهوية.
• مستندات التأشيرات والهجرة الداعمة.

وعندما تطلب الجهة تصديق الغرفة على ترجمة أصدرها المكتب وكانت الوثيقة مؤهلة، يتم ترتيب طلب التصديق من خلال المكتب المصدر، وليس عن طريق أخذ العميل للترجمة إلى الغرفة بصورة مستقلة.

وقبل بدء العمل، يراجع المكتب نوع الوثيقة، وجهة إصدارها، ودولة الاستخدام، واللغة المطلوبة، والأختام، والأسماء، والأرقام، والغرض من الترجمة.

ولا يقرر مكتب الترجمة قبول التأشيرة أو الصلاحية القانونية النهائية للوثيقة، فهذه القرارات تعود إلى الجهات الرسمية المستلمة.

الخاتمة

لا يعد تصديق ترجمة المستند من الغرفة التجارية مجرد خدمة يذهب إليها العميل بالورقة للحصول على ختم.

فالترجمة المعتمدة تصدر باسم مكتب الترجمة وختمه وعلى مسؤوليته، ولذلك يتولى المكتب الذي أصدرها تقديم طلب التصديق من خلال حسابه الإلكتروني المسجل في الغرفة.

والطريقة الأكثر أماناً هي التأكد أولاً من متطلبات الجهة المستلمة، واستكمال تصديق الوثيقة الأصلية عند الحاجة، ثم الحصول على ترجمة معتمدة، وطلب تصديق الغرفة من مكتب الترجمة نفسه عند اشتراطه، وبعد ذلك استكمال تصديق وزارة الخارجية أو السفارة بالترتيب الصحيح.